検討開始から導入まで伴走
なびー
人材派遣管理システム”ってどういう流れで導入するんですか?
ポチれますか?
田谷
ポチれませんよ(笑)
基幹システムは、その会社のメイン業務を司るものなので、それなりに時間をかけて検討する企業さんが多いです。同じ目線に立って、一緒に吟味していくのが私たち営業担当の仕事なんです。
なびー
営業担当の田谷さん!
どんな流れで検討していくのか、具体的に教えてください。

【1】資料ダウンロードや問い合わせ

田谷:
まずは、ユニテックシステムの製品サイトから資料ダウンロードいただくお客さまが多いですね。製品サイトでは、当社で取り扱うすべての製品を掲載しており、概要や特長がわかります。製品サイトに掲載しきれない細かな情報は、資料にまとめています。

長年多数のお客さまにご利用頂いているシステムですので、業界内でのクチコミや転職先からご連絡を頂くこともございます。

他社が公開している「人材派遣管理システムの比較サイト」もあるようですが、掲載している情報が古かったり正確ではなかったりするので、やはり各メーカーから直接資料を取り寄せるのが一番だと思います。
なびー
他にどんなメーカーがあるんですか?
やっぱりみなさん比較検討するんでしょう〜?

田谷:
あ、その質問はよく受けます ^^;
よく比較対象に挙がる他社メーカーさんを紹介すると、

◎A社:大手企業向けに設計されており、その分費用も割高
◎B社:マッチングに特化しており、給与・請求はオプションとなっている
◎C社:とにかく安く導入できるが、その分機能は少ない

といったように、いろいろな特徴を持ったメーカーが存在します。

その中でも、当社、人材派遣管理システム「スタッフナビゲーター」「キャスティングナビ」は、「標準的な機能/標準的な価格」に当たります。長年業界で採用され続けてきた"スタンダード"であることは、私たちの自負するところです。

機能/保守性(アップデート)/サポート体制/メーカーの存続性など、あらゆる方面から検討する必要があるので、お客さまにとって基幹システム選定は大変なことだと思います。その為、(もちろん当社の製品を選んでいただきたいという気持ちはあるのですが)、客観性を持ってご案内することを大切にしています。当社ユーザのシステム活用事例を踏まえて、必要のあるものは必要であること、必要のないものは必要ないことを、お客さまと一緒に判断できればと思います。

【2】デモンストレーションを聞く、相談する

田谷:
次のステップとして、ほぼ100%のお客さまがデモンストレーションを受けます。最近は、コロナの影響でオンラインで行うことも多くなりましたが、お客さまが希望すれば、私たちが以前のようにオフィスにお伺いしてデモンストレーションも行っています。

では、その様子をちょっとご紹介しましょう。

<お客さまの課題をヒアリング>

田谷:
オンラインミーティングは、MicrosoftのTeams(チームズ)または、お客さまが普段ご利用のオンラインミーティングツールを用いて、行っています。画面共有機能で、システム操作画面をゆっくり見ることができるので、「対面するよりわかりやすい」といったお声をいただくこともあります。

田谷
こんにちは。
今回、お引合いいただいたきっかけは何でしょうか?
お客さま
人数が増えてきて今のシステムだと管理しづらくなったんですよ。
各管理が別々で一元化できていないので、何とかしたいです。

田谷:
「こんなことがやりたい。」「ここを改善したい。」といったお客さまの課題をまずヒアリングします。システム導入の目的を明確にしておくことは、今後、検討を進めていく際の判断軸となるので大切です。

田谷
現在どのような業態、業種のお仕事が多いですか?また、登録スタッフやピーク時の稼働スタッフは何名ほどでしょうか。
お客さま
一般事務の派遣が多いですね。
稼働は、東京本社と大阪支社を合わせて月300名程度でしょうか。
登録は、8000名ほどですね。

田谷:
一般事務であれば、長期で固定のお仕事が多く、製造であればシフトも日ごとに大きく変動したり、業態や業種によって働き方が違ってくると思います。働き方の違いで、フィットする製品が違ってきますので、ここはじっくりお伺いしています。

田谷
スタッフへの支払は、日払とか週払はございますか?
お客さま
月払がメインです。前払いもあります。

田谷:
給与の支払サイクル(日払い~月払い)やお仕事の性質(単発、シフト制、長期等)によって、必要な機能は様々です。当社では、「スタッフナビゲーター」と「キャスティングナビ」という2製品がございますので、どちらがよりお客さまの運用にマッチするか、どういったプラスαのオプションが効果的かを見極めます。時には並べてご確認頂いて議論する、なんてこともございます。システムは道具ですから、どんな道具が良いのかを決める大事な場面だと思います。

<実際のシステム画面を紹介>

田谷:
次に、実際のシステム画面を動かしながら、じっくり説明していきます。例えば、スタッフの検索、日々の商談の入力、お仕事とスタッフをマッチングして、いくらの単価で・どれくらいの期間を派遣するかの設定、契約書類の出力や、給与・請求まで一連の流れをご案内します。

お客さま
勤怠システムは、別に使っているものがあるのですが、
連携させることはできるんですか?
田谷
はい、CSV取込みできますので、スタッフナビゲーターの
様式に合わせて並び替え出力いただければ大丈夫ですよ。

田谷:
この時、気になることはたくさん質問いただいて大丈夫です。操作説明するとともに、現在の業務フローをヒアリングさせて頂き、効率的に業務を行えていない部分をどのようにシステムで運用するかのイメージもお伝えします。

なびー
人材派遣会社の業務は煩雑で多岐にわたるから、
すべてを確認していくのは大変そう。
田谷
そうなんです!口頭での確認には限界がありますね。
そのために当社では、無料トライアル版を提供しています。

【3】無料トライアル版を使う

無料トライアル版

田谷:
ご自分のPCで無料トライアル版を使っていただくことができます。ご利用期間は、基本的に2週間です。実際の業務を、実際に行う担当者で、操作いただくことがポイントです。無料トライアルの検証のコツは、以下の記事にまとまっているのでよかったら、読んでみてください。

田谷:
はじめてご利用のお客さま向けにマニュアルもご用意しています。操作方法は、実際のサポートセンターへのお問合せいただくことができるので、導入後のバックアップ体制も確認できます。

ユニテックシステムのNaviシリーズは、基本的な機能を標準機能としてパッケージングしているので、事業規模に合わせて他のオプション機能を追加していくことができます。導入して最初に実現したい効果、その上でさらに便利に利用するために!基幹システムをベースに段階的に効率化を進めることも可能です。

<業務に合わせて検証する>

田谷
この時点で、実際の業務とシステム機能にギャップを感じるかもしれません。
その場合、ひとつずつ一緒に対応方法を考えます。

田谷:
無料トライアル版を使うことで炙り出された、「実際の業務」と「システム機能」をひとつずつ検証します。

ユニテックシステムの人材派遣管理システムは、リリースして20年間、お客さまの声を取り入れバージョンアップしてきましたので、ほとんどの派遣会社さまの業務にフィットするように出来ています。わずかなギャップは、基幹システム導入タイミングで、現行システムでの手作業中心の属人的な業務フローは廃止するなどして、全面的に業務プロセスそのものを見直すお客さまも多いです。

場合によっては別の製品と組み合わせたり、専用ツールをご用意させて頂く場合もございます。そういった判断やご検討をお客さまと一緒に進めることもございます。

田谷
細かい部分まで、お客さまの検証にとことんお付き合いするのが、
ユニテックシステムの姿勢です!
なびー
ほおお!すばらしい〜

【4】導入費用の算出⇒ご発注

田谷:
お打合わせの結果、ご利用人数や必要機能をもとに、プラン、ライセンス、オプションを決めていきます。お見積書は、明細をきちんと表記して計算根拠も説明します。納期、価格などを確認いただき、ご了承いただければご契約手続きを行います。

また、購入方法は以下がございます。

◎現金で購入
納品月の月末締め/翌月末お支払いで銀行振込する
◎リース契約で購入
リース会社を通じて「5年60回」に費用を分割して支払う
◎IT導入補助金を使い購入
中小企業の新規ITツール(ソフトウェア等)導入を促進する制度を利用して、補助金で購入する

【5】本稼働までのスケジュール

田谷:
いよいよ導入が決まったら、本稼働までのスケジュールを決めていきます。ポイントは「お客さまがいつから使い始められるか」です。その時点から逆算してスケジュールを引いていきます。なお、本番稼働するまで、2〜3ヶ月の準備期間が必要です。

◎【1】稼働準備
サポート担当者がお客さまオフィスに訪問(またはリモート)にて、システムのセットアップを行います。また、操作説明会で使い方のポイントをレクチャーいたします。
その後、旧システムから新システムに情報を移行します。それまでに他システムを利用していた場合や、データをエクセルで管理していた場合は、特定の取込み形式に直していただくことで人材派遣管理システムに取り込めます。

◎【2】平行稼働

旧システムと新システムを平行稼働させ、意図した通りの帳票や計算結果が得られるかどうかを確認します。実データを利用し、①スタッフ・クライアント②受注・引当③給与④請求の順に検証し、処理データを比べます。機能的な質問や、運用の相談なども行っており、本格稼働まで伴走します。

◎【3】システム一本化
平行稼働の検証を行い、問題がなければ新システムにて業務を開始します。

【6】システム操作研修を受ける

システム操作研修

田谷:
システムを導入いただいたお客さまオフィスに訪問し、1~2時間程度でシステムの操作方法をご説明します。事前に伺ったお客さまの業務フローをもとに、最適な運用方法のご提案を行います。研修を受けていただくことで、「流れがつかめた!」「スムーズに運用開始できた!」という声を頂いています。実際にシステム操作をする予定がある方に受けていただくことで、スムーズなスタートダッシュを実現します。

現在は、感染拡大防止対策としてオンラインでの研修も実施しております。

【7】本稼働開始

田谷:
システムの本稼働(運用)開始後も手厚いサポートを受けられます。操作マニュアルはもちろん、サポートセンターへのメール・電話での問い合わせや、遠隔サポート(画面共有)など、離れていても安心して使えるよう強力なバックアップ体制をご用意しております。

まとめ

商談

お客さまは人材派遣事業のプロです。しかし、システムについてはあまり詳しくなく、システム選定に大変プレッシャーを感じられているお客さまも多いです。

その点、ユニテックシステムは人材派遣業界へ約20年間システムを提供してきたノウハウがあり、さまざまなケースを熟知しています。そのノウハウをもって、基幹システムの選定時の丁寧なヒアリングからスムーズな本稼働まで、お客さまの業務に本当に為になる提案をさせて頂きます。

必要なものを必要な量だけ、効果的に導入するためのお手伝いが私たちユニテックシステム営業陣の職務です。社内でよく聞く言葉ですが「導入までより、導入した後からのお付き合いの方が長い」というのが私たちの想いです。不必要に大きいとか、安くても使えないとかではダメです。お客さまのためにはなりませんし、それでは私たちも困ります。

お客さまが気持ちよくシステムをご利用頂いてはじめて、私たちとしては合格点なのです。そしてのお客さまの声をまた社内に持ち帰って、より良い製品へと繋げることで約20年間進化を続けてきた人材派遣管理システムがさらに進化し、お客さまへ還元することができると確信しております。

田谷
最後までお読みいただきありがとうございました。

ユニテックシステム株式会社
営業本部 ソリューション営業チーム

リーダー 田谷 俊彦

2015年にユニテックシステム株式会社へ入社。年間250社以上の派遣会社と商談を行う。お客様の業務フローを丁寧にヒアリングし、豊富な導入事例をもとに適切な課題解決方法を提案。IT導入補助金においては、いち早く自社製品の認定取得に動き出すなど、多くのお客様が補助金を利用できるよう土台づくりを推し進めてきた。