昨今、DX化などのデジタル技術を用いた業務効率化に注目が集まっていますが、これらの目的は「作業時間の短縮」や「人員の削減」を狙ったものです。
工数を削減することにより、より重要度の高い業務に時間を投入することができます。
デジタル技術を用いた管理ツールには、トラブルの防止や最小限のリソースで最大限の利益を上げる仕組みが詰まっています。
今回はその中でも、弊社の扱う勤怠管理システム「e-naviタイムシート」についてご紹介します。
目次
e-naviタイムシートとは
e-naviタイムシートは、スタッフの勤怠管理を行うクラウド(ASP)サービスです。
スタッフによるPC/スマホからの勤怠入力、ICカード(FeliCa)での勤怠打刻、
および上長によるWeb承認が可能です。
入力された勤怠データは、ご利用中の給与システムと簡単に連携できます。
通常の勤怠管理もできますが、派遣業務に特化した「e-naviタイムシート派遣」や「e-naviタイムシートStaffNavigator連携版」もあります。
稼働するスタッフ100％が勤怠管理システムを使わなくても大成功な理由
導入する際のよくある質問に、
「稼働スタッフの中にWeb勤怠が合わない人材がいる」
「想定される稼働スタッフの使用率が低そう」などの意見がよく聞かれます。
しかし、e-naviタイムシートは利用人数の数に応じた従量課金制なので、小規模から始められます。
上の図は各社が運用している稼働スタッフ数の分布です。
小規模の～中規模の事業所様でも多くご利用頂いております。
稼働率100％を達成するのは難しく、実態として高くて6～7割くらいが多いです。
そもそも稼働率100％を目指すものではなく、勤怠収集の選択肢の一つとしてご利用頂くケースが一般的です。勤怠管理システム導入の目的のひとつに「各方面への連絡などによる手間の軽減」があげられます。
なぜ少ない規模でも入れている企業がいるのか
なぜ稼働スタッフ規模が小さくても導入する企業がいるのか
稼働スタッフが増えてくるとバックオフィス業務のキャパシティが限界に達します。
例えば、手作業で勤怠業務を行う場合考えてみます。
月末に業務負荷が集中するため、稼働が増えた早い段階でバックオフィスの人数を増やして対応します。
勤怠業務に従事する人を増やして、業務キャパシティを上げるタイミングがくるのです。
e-naviタイムシートのような管理システムで50%でも負荷軽減が出来ると、
勤怠業務に従事する人を増やさざるを得なくなるタイミングが後退します。
勤怠システムの稼働率が50％程度でも、ひとり当たりで対応できる稼働スタッフの数が増えるので、
稼働スタッフをが増えてすぎて、勤怠業務に従事する人を増やすタイミングが後退していき、十分に効果が出るのです。
そのため、稼働が少ない企業でも業務キャパシティを上げ、人件費の上昇をコントロールしているのです。
工数の削減
一般的な派遣業務で派遣スタッフが出退勤から給与が振り込まれるまでの業務フローを用意しました。
出退勤で蓄積されたデータは、派遣先の承認を得たのち、派遣元の確認を経て給与計算されます。
e-naviタイムシートでは、勤怠に関わるフローの部分が最小限の手間で完結するための仕組みになっています。
業務フロー外の苦労
一般的な労働者と違い派遣スタッフの場合、現場によって勤務時間・打刻方法などを変える必要があるため、勤怠情報の把握が大変です。スタッフごとに個別の連絡をとって始業・終業の確認をするのは必ず限界が訪れます。
勤怠管理システムは、手作業で行っていた労働時間・給与計算にかかる大幅な工数の削減を目的としています。そのなかでもe-naviタイムシートは派遣業務に寄り添ったつくりをしている為、派遣法に対応した管理が行えます。
派遣業務に合わせて考えられた機能
派遣先管理台帳
e-naviタイムシートのタイムシートは、派遣先管理台帳の内容を満たしたものになっています。
派遣先管理台帳に必要な通知事項については、社会保険労務士の中宮先生が記事としてまとめています。
こちらをご覧ください。
派遣元/派遣先/派遣スタッフ それぞれに用意された画面
e-naviタイムシートでは派遣元/派遣先/派遣スタッフそれぞれに専用で用意された画面がございます。
それぞれの立場で必要な機能のみに絞られているので、最小限の手間で作業が完了します。
派遣元の画面
一日ごとの勤怠データ、一ヶ月分の勤怠データをまとめて確認。
担当している派遣スタッフだけソートして確認できる。
残業の累計や、年次有給休暇の取得日数が足りないスタッフの確認。
派遣先の画面
承認画面は日ごと・月ごとで切替可能。出勤日数/勤務時間合計/承認状況を確認。
基準値超えの残業時間は色違いで表示、時間外労働の管理をサポートします。
派遣先管理台帳の項目を網羅したタイムシートが出力できるので、派遣先の負担が軽減されます。
派遣スタッフの画面
選べる打刻方法。スマートフォン・パソコンのWebブラウザで打刻。ICカードをかざして打刻。
派遣元からのお知らせをスタッフサイトのトップ画面に表示することができます。
トップ画面に有休残日数・付与日数・取得日数などが表示されます。
派遣管理システムと連携して給与計算に反映
e-naviタイムシートに蓄積された勤怠データを派遣管理システムスタッフナビゲーターへ送ることができます。
直接スタッフナビゲーターのデータベースにアクセスする為、CSV出力やデータ加工などは一切必要ありません。
スタッフに周知するまでの流れ
Web勤怠打刻へ切り替えてもらうために、下図のような資料を配布(一括メールやタイムシート用紙、またWEBサイトでの告知等)しスムーズに周知する事ができます。
ユニテックシステムではWeb勤怠打刻への切り替えの相談も受けているので、お気軽にご相談ください。
