【初テレワーク】ユニテックシステムが実践したこと＜社長が解説＞

PBX(クラウド電話交換機)を導入し、会社の固定電話を自宅で受ける

PBXは、電話交換機とも呼ばれ、外線の接続を管理・制御したり内線同士を繋げるシステムです。オフィス内に設置しているPBXをクラウド化し、インターネット上での通話・通信を行うことで、会社の固定電話をスマホやPCからでも着信・発信できるサービスです。
スマホから会社の電話番号で発信することができ、テレワーク中の営業担当者はよく利用しています。

弊社は偶然、緊急事態宣言の前からPBXを検討していたので、いざ必要になったときに２週間ほどで導入することができました。

ちなみに、導入したのは『 INNOVERA(イノベラ) PBX 』というサービスで、かかってきた番号がアプリ内でわかり、タップでかけ直せるので便利です。音質も良く固定電話で話す時とあまり変わりません。

コミュニケーションには Microsoft Teams を活用

テレワークになってから、大活躍しているのが「Microsoft Teams」です。通話、チャット、Web会議ができる強力なテレワークツールです。

チャット機能

メールと比べてチャットは気軽な印象の為か、チャットを取り入れてからレスポンスが早くなった気がします。また、チャット内での「お疲れ様です。」や「よろしくお願いします。」などの慣例的なあいさつも、一斉に廃止しました。それも、業務効率化につながったと思います。

「Teams」は、Microsoftが提供するツールの為、Office主要ソフトとの親和性が高いことも特徴で、WordやExcelファイルを共同で編集することができます。全社員への公開アンケートや、全社員のPCの棚卸し管理に使っています。

通話機能

「Teams」でのビデオ通話は、音質も良く使い勝手も良いです。テレワークはお互いの信頼関係で成り立ちますが、やはり成果が出ないとテレワークは成立しません。そこで、１週間でやったことを週に1度、画面共有して見せ合い、それに対して意見交換します。定期的に成果を発表する場をもつことはテレワーク業務において重要かと思います。

また、私自身もチャットで済むようなことでも、たまにはビデオ通話で顔をみながら回答しつつ、雑談するようにしてます。

会議機能

ユニテックシステムでは、半期に一度、全社員(約100名)が集まって会社の収益の発表や、それぞれの部署の取組みを発表する「全体会議」というものを行っています。しかし、今年4月の全体会議はコロナの影響で集まることができませんでした。そこで、35年の会社の歴史で、はじめて全体会議をオンライン開催することに。その時に役立ったのが「Teams」です。私、代表の渡辺と、取締役の浜田のみ出社し、そこから自宅にいる全社員に向けて配信しました。

レクリエーションではZoomを活用

全体会議のあとは、平時であれば飲み会を行うのが慣例なのですが、今回は飲み会もオンラインで行うことに。各自コンビニなどでお酒やおつまみを用意してもらい、「Zoom」でビンゴ大会を開催しました。Teamsでは、当時、画面に最大4名しか映らなかった為（現在は9名まで増えている）、ビンゴではなるべく多くの社員の顔を見たかったので最大25名同時に映る「Zoom」を使いました。

ビンゴの景品画像を、画面共有で参会者に公開し、オンラインでもワクワク感が出るように演出しました。

テレワーク環境整備手当を全社員へ支給

テレワークを導入して1週間ほどで、チラホラ聞こえてきたのが、「腰が痛い」「肩が凝った」などの不調でした。聞いてみると、ローテーブルやソファで長時間PCを使った作業をしてるとのこと。それぞれの自宅に合ったテレワーク環境を整えられるように、テレワーク環境整備手当として18,000円を全社員へ一律支給しました。

また、私の知り合いの会社では、デスクとチェアをレンタルして、社員の自宅に届けるという策を取ったようです。短期間のテレワークには、レンタルも良いですね。

完全テレワーク、時々テレワーク社員の交通費は？

これも部署や状況によってまちまちで管理が大変ですね。弊社では、

・出社日数が15日以上の社員には、定期代を支給して
・15日未満の社員にはテレワーク手当を支給しています。

15日未満の社員が数日出社する場合は、その日数分の交通費を支給します。

ソフトウェアVPNで自宅から社内LANに参加

ユニテックシステムには、コンサルティング本部といってPCやサーバー、各種ハードウェア、インターネットやLANなどのネットワークを調整する部署があります。今回、急なテレワーク移行で自社の環境整備を行ったのが、コンサルティング本部でした。

コンサルティング本部によると、テレワーク環境整備時に最も気を付けたのは、セキュリティと利便性の両立。今回は、ソフトウェアVPNを採用しました。VPNとは、インターネット上に仮想の専用線を設定し、特定の人のみが利用できる専用ネットワークのことです。

VPNサーバを構築して、ソフトウェアVPNクライアントのインストーラーを各社員に配布し、自宅からでも安全に会社サーバへ接続できるようにしました。運用ルールを策定し、さらにマニュアルも作成・配布。全社員がテレワークをスムーズに開始できるようにサポートしました。

ノートパソコンの支給

今後、テレワークが働き方のひとつとして、ユニテックシステムに定着することを見込み、助成金を使ってノートパソコンを全社員に支給しました。各部署や職種で必要スペックが違って来ますので、業務をヒアリングして最適なスペックのものを選定しました。
また、自宅で仕事をする際、ノートパソコンとは別にモニタがないと作業効率が落ちるため、会社で使っているモニタを各自宅へ配送しました。社内にいる時と同じような生産性を上げられるテレワークの環境づくりは、コロナ対策をはじめ、台風や大雨など会社に出勤できない事態にも備えておくことで、BCP対策につながると思っています。

テレワーク申請書

テレワークを行う社員には、以下の内容を順守する旨を記載した申請書を提出させています。一部、内容を紹介します。

・自分以外の人間に、機材を利用させない。家族との共用もしない。
・会社で許可されたソフトウェア以外インストールしない。
・使用するソフトウェアのアップデートを怠らない。
・ウイルス対策ソフトウェアは常に最新の状態し、常時有効化しておく。
・PCのログインパスワードを設定し常時有効化しておく。
・紛失・盗難・その他問題発生時には速やかに「情報セキュリティ管理責任者」に報告する。
・業務終了後、関連データは必ず削除する。
・PCデスクトップ及び利用中のデータはいつも整理された状態を保つ。
・会社内・会社から許可されたネットワーク以外の接続をしない。

勤怠管理

弊社の勤怠管理は、「e-naviタイムシート」というWEB勤怠管理サービスを利用しています。(弊社のグループ会社の製品です)PC・スマホ・ガラケー等、デバイスに縛られず出勤退勤打刻ができ、勤怠の記録がとれるようになっています。場所に縛られず利用できるので、急遽テレワークになったときにも慌てずに済みました。

3月と4月は、短時間勤務/時差通勤/テレワークが混在し、さらに同じ部署内でも作業環境によって定時が違う為、労務管理部門では勤怠チェックがとても大変のようでした。パターン一覧を作成して、都度計算せず見合わせながらチェックするなど工夫をしていたようです。

アンケート＆社員の声

ユニテックシステムでは、2020年5月下旬に社員向けのテレワークアンケートを行いました。結果としては、コミュニケーションは減ったものの、テレワークをすることでの生産性の大きな低下や、ストレス増といったことはなく、全体的に社員は「テレワーク継続」を希望する傾向にあります。

アンケート結果

各社員が5段階評価で回答し、最も多かった回答をピンク色にしています。

生産性	自宅での作業環境	自宅の通信環境	コミュニケーション(所属部署内)	コミュニケーション(所属部署外)
非常に下がっている	非常に働きづらい	非常に低速	非常にコミュニケーションが減った	非常にコミュニケーションが減った
やや下がっている	働きづらい	やや低速	ややコミュニケーションが減った	ややコミュニケーションが減った
あまり変わらない	あまり変わらない	会社と変わらない	あまり変わらない	あまり変わらない
やや高まっている	快適	やや高速	ややコミュニケーションが増えた	ややコミュニケーションが増えた
非常に高まっている	非常に快適	非常に高速	非常にコミュニケーションが増えた	非常にコミュニケーションが増えた

WEB会議	コミュニケーション速度	作業負担	テレワーク実施による残業	上司からの作業指示
非常にやりにくい	非常に遅くなった	一部社員に非常に負担がかかっている	非常に増えた	非常にわかりづらくなった
やりにくい	やや遅くなった	一部社員にやや負担がかかっている	やや増えた	ややわかりづらくなった
対面と変わらない	あまり変わらない	あまり変わらない	あまり変わらない	あまり変わらない
やや、やりやすい	やや早くなった	バランスが良い	やや減った	ややわかりやすくなった
非常にやりやすい	非常に早くなった	非常にバランスが良い	非常に減った	非常にわかりやすくなった

部下への作業指示	ストレス	健康面	テレワーク希望頻度	出社日希望頻度	テレワーク満足度
非常にやりづらくなった	非常に増加した	非常に悪くなった	出社したい	毎日	非常に不満
やや、やりづらくなった	やや増加した	やや悪くなった	月に数回	週1回	やや不満
変わらない	あまり変わらない	あまり変わらない	週1日以上	隔週	どちらとも言えない
やや、やりやすくなった	やや軽減された	やや良くなった	週3日以上	月1回	やや満足
非常にやりやすくなった	非常に軽減された	非常に良くなった	毎日	四半期に1回	非常に満足

社員の声

テレワーク良いと思います！　派の意見

・チャットでのやりとりが多いので、自分の考えを整理して文章を書く力がアップした。
・満員電車で3時間往復する必要がなくなりストレスが減った。
・子どもの宿題を見てあげられる時間が取れるのは、助かります。
・資料制作など集中力がいる作業は、家の方が集中できます。
・本格的にテレワークが導入されるのであれば、住む場所が勤務地に左右されづらくなるので、将来設計の選択肢が広がるので非常にありがたい。
・通勤のストレスが無いのは良い。この1ヵ月で日光の有難みを実感した。
・チーム内の状況把握は意識的に行う必要があると思った。
・天候にも左右されずストレスなく業務を開始できる。
・雑談的なコミュニケーションはかなり減ったと思いますので、コミュニケーションしたい人用にお昼休憩は自由に集まれるズームの部屋があったら楽しいだろうなと思います。
・テレワーク開始直後は膝や腰に負担がかかっていましたが、思い切って仕事環境を整備したことで、非常に快適になりました。
・休憩時間は、会社よりもゆっくり休めます。
・作業効率は段階によりますね。実装、テストは一人でやった方が集中できるし、仕様検討、設計は会社にいた方がコミュニケーション含めてやりやすい。作業の段階や状況に応じて出社を選択できるようになってほしい。

テレワーク困ってます！　派の意見

・腰と肩が痛くなった。
・子どもがいる中での仕事は大変すぎる。
・仕事とプライベートの境界があいまいになった。
・ついつい残業してしまう。
・客先に行けないので、お客さんの反応が良いのか悪いのか分かりづらい。
・横のデスクにいればすぐに伝えられることも、伝えられないのは小さなストレス。

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