【派遣会社向け】オンラインアシスタント事業の可能性と立ち上げ

こんにちは。人材ビジネスナビで記事を書いている中川です。

人材不足が叫ばれている昨今、「オンラインアシスタント」の需要が急成長しているのはご存知でしょうか。今回は、「オンラインアシスタント」事業の立ち上げのコンサルティングサービスを提供されている、株式会社Flowの代表取締役 鶴薗 奈美 さんに派遣会社における「オンラインアシスタント」事業の可能性と立ち上げについて伺いました。

まだブルーオーシャンである「オンラインアシスタント」事業は、顧客(派遣先)と人材(派遣スタッフ)といったリソースを既にお持ちの派遣会社にとって始めやすい事業です。

あたらしい事業の可能性のひとつとして、ぜひ最後までご覧ください。

オンラインアシスタントサービスとは？

鶴薗さん：
オンラインアシスタントは、いわゆる「オフィス」で発生する業務のほとんどに対応することが可能です。例えば上記のような業務です。データ入力などの単調作業から専門職手まで幅広い業務に対応可能ですが、特に上段の「事務」と呼ばれる領域のニーズが多いですね。

人材派遣ではなく「業務委託」

オンラインアシスタントは、人材派遣ではなく業務委託での提供です。ここがこれまでの人材派遣会社の取り扱うサービスと大きく違うポイントだと思います。

オンラインアシスタントサービスのしくみ

鶴薗さん：
発注者であるクライアントから、派遣会社のフロントと言われるポジションの方に業務の依頼が入って、フロントから業務スタッフに指示をします。業務スタッフが仕上げた成果物を、フロントが最終チェックをして、納期までにクライアントに納品をするという流れです。

派遣とは違って委託では直接、業務スタッフに発注者が指示を出すことができないため、間にフロントと言われるディレクションをする担当者が入ります。

オンラインのため、場所に制限がなくなります。クライアントも業務スタッフも日本全国・全世界に広がることができる、可能性のあるサービスです。

オンラインアシスタントサービスを提供している企業３社

鶴薗さん：
オンラインアシスタントサービスを提供している代表的な会社、3社をご紹介します。どの会社も2015年頃に事業をスタートさせたばかりのまだまだ新しい会社です。

アウトソーシングの市場自体が年3.5％以上で伸びているという背景もありますが、その中でもオンラインアウトソーシングについては、1年で数倍の成長率を見せる企業が出てきています。

その背景には、以下のようなことがあります。

◎ 働く人のニーズの多様化
◎ 企業の人材不足
◎ コロナによってリモートワークが浸透した

メリービズ株式会社＜バーチャル経理アシスタント＞2017年～

メリービズさんは、2017年の9月からサービスをスタートされています。経理のアシスタントに特化しており、MRR※ベースで1年で3倍の成長を見せています。

※MRR（Monthly Recurring Revenue）とは、クラウドサービスなどで使われる言葉で、毎月繰り返し得られる収益のことを指します。

株式会社キャスター＜どこよりも優秀なオンライン秘書「CASTER BIZ」＞2014年～

キャスターさんは宮崎に本社を構える会社で、最低限の面接のスペースなどが置かれている小さいオフィスで、数人の人だけが時々出社をしています。他の方は、日本全国・全世界の業務スタッフさん、役員・社長も含め、全員がリモートワークで会社を回しています。

キャスターさんは2022年現在、導入企業3,000社を突破しメンバーは1,500名を超える、すごい成長率を見せている会社です。

BPOとオンラインアシスタントの業務粒度の違い

鶴薗さん：
派遣会社が提供している委託サービスと言えば、これまではBPOがメインでした。たとえば採用業務の募集に関する業務を受託した場合、以下のようなフローが考えられます。

・どこに出稿するかを考え
・求人の原稿作成をして
・募集の効果分析をして改善⇒数字を上げていく

このように、すべてのプロセスをまるごと請け負うのがBPOのプロセスです。

一方、オンラインアシスタントサービスは、あくまで「依頼主の業務のアシスタント」を主に行います。

そのため、
×最終判断や
×効果分析改善をして数字を上げていく
よりも
◎データの入力や
◎表を作ったり、記事を投稿したり、更新したりする

というようなアシスタント業務がメインになってきます。

イメージとしては、派遣スタッフが負う責任範囲だったり、あとクライアントさんとの接し方と近いものがあります。

派遣ではないので、直接指示を受けることはできないのですが、依頼という形で業務を受けながら、派遣スタッフのような動き方をしていくとイメージされると良いと思います。

BPOとオンラインアシスタントのサービス内容＆立ち上げの違い

鶴薗さん：
BPO発足後、オフライン(リアルの現場)でされている、これまでの委託との大きな違いは2つあります。

1つ目が、先ほどもお伝えしたようにプロセスを丸ごと受託するのではなく、アシスタントとしてサポートする業務がメインになることです。

2つ目が、料金の設定です。実時間を消化していただく形を取ります。予め1か月で使いたい時間を買ってもらうイメージですね。

例えば、30時間を購入したら、それを月末までの間にクライアントの裁量で消化していってもらいます。時間消化の形を取ったことで、必要な時に必要な仕事だけ依頼できるということが実現しました。

これは、どこでもドアのイメージに近いですね。

今までだと人が移動をしてオフィスに行って、そこで作業や仕事をするという考え方なので、どうしても人ひとり(一人工)が積算する時の最低の単位だったんです。

鶴薗さん：
ところが、それがオンラインになると、「ドアを開けたら出社」「ドアを締めたら退社」のように時間で区切ることができるようになりました。

立ち上げについては、兼務が可能です。BPOと比較して業務の粒度が細くなり、小さな規模から受託ができるようになりました。また、時間消化という形を取ったことで、積算や運用の設計がとてもシンプルになりました。

そのため、立ち上げをする時もどこでもドア方式で他の業務と兼任をしながら、受注が取れた分だけからスタートすることが可能です。

派遣会社にとってのオンラインアシスタントのメリット

鶴薗さん：
派遣会社が、オンラインアシスタントサービスを導入するメリットは、5つあります。

日本全国・全世界より人材の確保が可能

今後人材不足がずっと続くと言われてるなかで、場所に縛られずに人材を集められることは、大きなメリットです。

市場の伸び、時流に沿っている

市場の伸びに沿って、ニーズがクライアントでも高まってきています。そのため、これから縮小していく市場より営業活動が楽にできる＆伸ばせる領域であるかと思います。

既存事業のリソースが活かせる

派遣と委託は似て非なるものではありますが、これまでの登録スタッフをリソースとして最初から活用できるため、全く別の事業を始めるよりもすでに揃っているものが多いという意味で、メリットがあると思います。

新部署設立不要。既存事業と兼務で立上げ可能

小さく始められるという部分で言うと、新たに部署を設立して専任の社員を配置する必要がない、というところもメリットです。立ち上げ時に、既存の社員が兼務で業務を進めていくことができます。

オンラインアシスタントサービスは「業務委託契約」

オンラインアシスタントサービスは、業務委託契約です。

派遣契約とは異なり許可事業ではありませんので、非常に導入しやすいサービスです。

派遣契約では、派遣先が労働者を指揮命令するため、仕事の出来については、派遣元が責任を負うことはありませんでした。しかし、業務委託契約ではクライアントから委託された仕事内容を、自社の責任で行わなければなりません。そのため、自社の従業員の仕事をきちんと管理することが必要となります。

＜営業活動＞ターゲットは人材不足が課題になっている企業

鶴薗さん：
オンラインアシスタントサービスの大きな特徴は、「必要な時に必要なだけ仕事を頼める」ことです。

以前は業務委託の場合、中規模以上の会社でないと扱いづらい面もあったと思いますが、クライアントも同じで、外注をしたいと思ってはいても、ある程度まとまった業務量が必要で外に出すことができなかった。

そういった企業が、少量の業務でも委託ができるようになったことが、オンラインアシスタントサービスの大きなメリットかと思います。

元々、委託は「コア業務への集中」や「生産性を高めたい」という理由で導入される企業が多いです。しかし、オンラインアシスタントサービスについては、以下のような理由が多いです。

◎ 社員の退職後、後任の役割として
◎ 通勤圏内で採用できない(直接雇用・派遣社員)
◎ 採用のコストと効果が見合わなくなった
◎ 社内DX化のトライアルとして試したい

「生産性を高めたい」というニーズよりも「採用の課題」を解決したくて、導入される企業が多いのです。

そのため狙うべきは、地方の企業や中小企業のように人材不足が喫緊の課題になってるところです。

これまでの人材サービスでは解決できず「頭打ち」になっている、「人材不足の課題を解決する」新しい手段として提供できる、というのが強みかと思います。

実際、私がキャスターさんでリモート派遣の営業をさせていただいた時に、半数くらいは地方や小規模の会社さんからのお問合わせで、理由が「採用の課題」でした。

今まで長く勤めてくださった方が辞められた後、全然採用できず、このままだと会社が成り立たない、ということで何とか調べられて、このサービスにたどり着いて利用されている会社さんが多くいらっしゃいました。

今から始めて勝算はあるの？

鶴薗さん：
この3つはよく質問はされます。「今から始めて勝算はあるのか？」オンラインアシスタントサービスを提供する企業もすごく勢いがある中で、どうやってそこに入り込んでいたらいいか、という懸念ですね。そして、「マーケティングもよく分からないし、SNSもやってないし…」という声を聴きます。

理由は３つあります。　

【1】潜在ニーズへのアプローチで先行企業と被らない

先行企業は、マーケティング活動で新規顧客を取り込んでますが、マーケティングで手が届くのはサービスを聞いたことがあるor知っているお客さん。サービスを知らなくても、せめて「リモートワーカー　外注」など、検索窓になんとなくサービス名を入力ができる、お客さんが対象になります。

逆を言うと、まだサービスのことが頭に浮かびもしないお客さんに対しては手が届いていない。この層が、実はサービスをまだ知らないだけで、本当は課題を抱えていて、サービスを必要としている。そういう会社さんが、皆さんが普段会われてる会社さんの中にいるんじゃないのかなと思っています。

付き合いのない、オンラインアシスタントを展開している企業より、普段から付き合いのある会社なら、「話を聞いてみよう、使ってみよう」となるものです。

将来的にはSNSやマーケティングを活用していく必要があります。しかしながら、立ち上げ当初は先行企業のマーケティングの手が届いてない、自社の派遣の既存取引先や地元の見込み客へのアプローチからスタートすれば、SNSやマーケティングを「やっていない・知識がない」ということはまったく不利にはなりません。

【2】地元の同業他社との差別化

派遣サービスは、なかなか同業他社と差別化しにくいと思います。でも、オンラインアシスタントサービスとなると、扱ってる同業他社は皆さんの周りにいますでしょうか。

オンラインアシスタントサービスは、やはり手を出しにくいイメージがあると思います。今、私のところでオンラインアシスタントの立ち上げコンサルティングを受けてくださってる企業さんも、
今のところは、地元の商圏の中で他社と被った、というのが発生していません。

まだまだ他社さんでは取り扱ってないので、地元で一番乗りで提案ができることによって、差別化が図れると思います。

【3】大手の派遣会社が参入してない

大手の派遣会社。採用が重要になってきた局面で、さらに強いでしょうね。なかなか真正面から戦っても難しい相手だと思います。

そういったところには、戦わずして勝つサービスを持つのが良いと思います。

大手さんと私も繋がってますけれども、大手さんもやはりアウトソーシングは、これからも伸びるだろうってことで営業活動や先行投資するなど力を入れています。

ただ、大手さんが構想として持っているのは、複数の拠点から集約して業務をシェアードサービスのような形でまとめて対応するような大規模なものであったり、人材がこれから不足していくという課題に関しては、AIやロボを用いて提案を進めていっています。

そのため、オンラインアシスタント市場は、まだまだブルーオーシャンと言えます。

オンラインの人材サービスは、アップセルで売上を上げていくのが得意なサービスです。

まだまだ抵抗を持たれやすいサービスであるというところもあって、「オンラインアシスタントはどうですか」と言うと、どの企業も「オンラインアシスタントを使いたいわけではない」という顔をされます。
クライアントさんが抱えている「人が集まらない」という課題に対して、本当に小さな入力業務のようなイメージがつきやすい単調な業務を、ごくわずかな時間から使っていただいて便利さを実感してもらう。そうすると、他の業務はどうかな？とか他の拠点でも使いたい、といような形で、クライアントさんの方から声を掛けていただいて、どんどん横展開で広がっていくっていうような傾向がとても強いです。

小さくても良いので、体験値として良さを実感してもらえると、その先の展開を狙うことができます。

業務スタッフの特徴と傾向

鶴薗さん：
業務スタッフとは、オンラインアシスタントサービスの実務を行う人のことです。　

リモートワーカーが増えてるとか、テレワークの求人がとても人気が高いっていうのは、皆さんも承知の事実かなと思います。

コロナ前と比べると、リモートワークを体験した方が10倍に増えています。リモートワークを体験された方の中で、今後もリモートワークを希望しますかという質問に、全体で約70%の方はこのまま体験したいと答えています。

鶴薗さん：
「通勤や集団で働くことは困難、もしくは苦手でも、自宅なら問題なく就業できる方」　
例えば、身体が不自由な方や、パニック障害の方など、自宅で仕事する分には何ら問題はないんだけれども、電車に乗れないという方がいらっしゃいます。　
年齢は30代が一番多く、次が20代の後半と40代の前半。男女比は圧倒的に女性の方が多いですね。

こういった形で、これまで当たり前とされていた「会社に出社する」働き方では、採用しづらい層をリモートワークや業務委託契約などの新しいワークスタイルを通じて、全世界・日本全国から集めることが可能です。

小さく立ち上げて大きく育てる

鶴薗さん：
オンラインアシスタントサービスは小さく起ち上げて大きく育てることが可能です。
このオンラインを活用することで、ツール・人・コストを最小限でスタートさせることができます。

オンラインツールの準備
必要なツールは、そんなに多くはなく、以下のようなツールが最低限あれば環境を構築することができます。

・Zoom(会話でのコミュニケーション)
・チャットワークやSlack(テキストでのコミュニケーション)
・Googleのワークスペース(ファイルの共有・管理ができる)

最初からフルで稼働することはないので、これも立ち上げ時のアカウントの契約は、チームで1契約でもよいと思います。

「社内のオンライン化」と「事業としてのオンラインアシスタントサービスの準備」を、一緒に進めると、関わる人数が急に多くなったり、「これまでのこの仕事はどうするんだ」みたいな話になって、なかなか前に進みません。。

オンラインアシスタントサービスに関わるチームのメンバーだけに最低限のツールを入れるということをやりさえすれば、「今日からオンライン化したオフィスが出来上がりました！」というような状態が作れます。

採用と配属
オンラインアシスタントサービス専任の配属は最初は不要です。社員さんが既存業務と兼務でスタートするというのが可能です。営業活動については、既存の事業とターゲットが重なるので、むしろ兼務の方が望ましいです。

設計と積算

これまでのBPOや委託では、個社ごとに受注のたびに自社で運用を回すので、大きな規模の業務フロー図を引いて⇒設計をして⇒ひとつ一つの作業の分数を測って⇒積算をすることが必要でした。

しかしオンラインアシスタントでは、時間消化の形を取った料金設定のため、これらが不要です。

ただし、一番最初のサービスの立ち上げ時だけは、作業対象範囲を絞ったり、ツールを選定したりということが必要になってきます。

うまくいくかどうかは、心持ち次第！

鶴薗さん：
自社のITのリテラシーが低いので、うまくいくかどうか心配に思われる会社さんが多いですが、私の経験上、このスキルは一切関係ありません。

それよりも、大事なのが動機の方ですね。

これは売上が上がるとか、流行ってるとか以外に、オンラインのサービスに対して前向きな印象を持っているかどうかだと思っています。

例えば
・オンラインでのサービスにわくわくする！
・場所や時間にとらわれない働き方の人を増やしていきたい！
・自分たちもそんな働き方をしてみたい！

というような感じでしょうか　

やはり、
・今までと違う層の人(業務スタッフさん)を扱ったり、
・クライアントに対しても派遣ではない違うサービスを提供していく
というところで、今までの自分達の考え方や対応を変える必要が多々出てきます。
そういったときに柔軟に動けるかどうかが、成功のポイントのひとつだと思います。

立ち上げの事例＜４社＞

鶴薗さん：
当社が実際に立ち上げサポートした、4社を例に挙げてみました。　

どの会社さんも委託の事業は未経験で、立ち上げのメンバーも1名から多くて3名。
皆さん兼務でスタートをされています。

会社ごとの傾向・特徴を紹介します。

◆ A社
フリーランスに向けた庶務の業務代行サービスを立ち上げられました。派遣でフリーランスに向けてのサービスはなかなか少ないと思うので、ここが特徴かなと思います。

◆ B社
各拠点から請求書や様々なデータを集めて、それを集計・入力して会議用の資料を作るサービスを立ち上げました。オンラインでは場所が関係ないので、複数拠点からデータを集めて何かを対応するのは、オンラインの得意なところかなと思います。

◆ C社
オウンドメディアリクルーティング導入とその運用のアシスタントサービスを立上げられました。元からオウンドメディアリクルーティングに強みを持っている会社さんで、メディアの運営や立ち上げのサポートもされていた会社さんでした。

オンラインアシスタントサービスでは、そのメディアの立ち上げサポートとメディアWeb公開後に上位表示されるために更新作業をしたり、記事をUPする作業をサービス提供しています。

◆ D社
まだ立ち上げの途中ですが、税理士法人さんとタイアップされてるところが特徴です。
　
・専門業務だったり、資格が必要な業務は税理士さん
・それ以外の入力とか計算とかのアシスタント業務に関しては、オンラインアシスタントが行う

といった形で業務分担しています。
例えば、社労士法人さんとタイアップして、給与計算をアシスタント業務として担当する場合も相性も良いと思いますし、あとはクラウド会計システムの代理店など、ツールとそこを動かしていく作業者をセットで提供することもできるかなと思います。

こういった形で、他の業界と手を組んでサービスを進めていける点も、オンラインアシスタントサービスならではかなと思います。

オンラインアシスタントサービス事業の立上げ支援＜コンサルティング＞

鶴薗さん：
当社では、
・サービスを作るところ、
・営業をどうやって売っていくかを考えるところ、
・運用オペレーションの設計まで
一気通貫して提供しています。

セキュリティのルール策定のところ、そして契約書覚書など法務関係の書類の作成のところはサポート範囲外です。(専門の資格などが必要になってくるため）

鶴薗さん：
全員、人材派遣業界で実務の経験を持つ者がコンサルをしています。基本的には私が対応をして、SNSや運用設計積算、業務改善など、その課題に合わせて登場する形になります。

これから就労人口が減っていくなかで、何か今までと違う手を打ってニーズに応えていく必要があると思います。

そういった面で、オンラインアシスタントサービスは、今までと違う層を取り込めるところ、そしてエリアが日本全国・全世界に広がっていく、そんな可能性のあるサービスだと思います。

無料相談を60分程度でお受けしておりますので、お気軽にどうぞ。最後までお読みいただき、ありがとうございました。