Web通話でコミュニケーションをとるコツ

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コロナ禍で急増したWebでのコミュニケーション

新型コロナウイルスにより、テレワークが急増しています。アフターコロナにおいても、テレワークはある程度定着すると言われており、今後、Web通話によるコミュニケーションスキルは、社会人にとって必須となるでしょう。ここではWeb通話による、面接・商談で気を付けるべきことをまとめていきます。

Web通話で気を付けるポイント

インターネット接続の速さをチェック

接続が不安定だと、通話が途切れる危険性があります。通話をする前に通信速度の確認をしましょう。

「fast.com」は手軽に回線速度が計れるサービスです。

では、ビデオ通話に必要な速度の目安は、どれくらいでしょう？

コミュニケーションツールSkypeのサイトによれば、1.5Mbps以上速度が出ていれば快適なビデオ通話ができます。

Skype で必要となる帯域幅を教えてください。ビデオ通話(HD)1.5Mbps / 1.5Mbps

引用元：Skype のヘルプ
https://support.skype.com/ja/faq/FA1417/skype-debi-yao-tonarudai-yu-fu-wojiao-etekudasai?platform=windows-desktop　2020/12/15参照

背景の映り込みを意識

ビデオ通話アプリには、テストができる機能が盛り込まれているものがほとんどです。撮影する場所を決めて、事前にテストをしましょう。どんなふうに映っているか確認することができます。カーテンや壁を背中に撮影するのがオススメです。どうしても余計なものが映ってしまう場合は、背景をカスタマイズする機能があるか確認してみましょう。映る人物以外をぼかしたり背景画像を表示する機能が、最近のビデオ通話アプリに搭載されていることが多いです。

質問することをメモ

Web通話の利点の一つに、カメラに映っていない空間を活用できる点があります。そう、カンニングペーパーです。

・頭が真っ白になってしまったときに備えて、進行表を作っておく
・質問することをまとめておく
・重要なキーワードをメモしておく

いざというときに備えておくと、あなたのピンチを救ってくれるかもしれません。

充電は十分か

スマートフォン・ノートパソコンから行う場合、バッテリーに余裕があるか確認するようにしましょう。もしも充電が切れてしまった場合、再充電から通話に復帰するまで時間がかかる場合があります。

服装は適切か

ビデオ通話は映る場所をコントロールできるので、上着だけ着替えて上半身を映す方が多いようです。ズボンをはいていなかったことがバレたなどの笑い話がありますが、自分の身に起きたら笑い話では済まないかもしれません。

まず、連絡先を交換

何らかのトラブルで通話が切断されることがあります。いざというときに別口から連絡を取れるようにしておきましょう。

声は大きく

Web通話は実際に会って話す時より、聞き取りづらいことがあります。ふだん話すときの1.5倍ほどの声量を意識し、ハキハキ話しましょう。

視線はレンズへ

画面に映った相手を見つめても、実際には明後日の方向を見ているように映っています。レンズを見つめるように意識してみましょう。

【面接官編】

Web面接の利点

Web面接に特化したシステムは、応募があればすぐに面接、登録まで行えるスピード感があります。対面しなくても面接が完了するので、面接会場の設営や移動費の削減などが魅力です。

ユニテックシステムでは、Web面接ツールSOKUMEN。
録画面接ツールITSUMENの取り扱いがあります。

敬遠されがちなWeb面接を進めるコツ

対面面接とWeb面接の選択肢があるとき、対面面接の方が選ばれやすい傾向にあるようです。自ら「Web面接で行います」「ビデオ通話でやりましょう」と提案しましょう。

面接の段取りをメールで行う場合は、通常のメールよりSMSメールの方が開封率が高い傾向にあります。Web面接システムでSMSメールが使えそうな場合は、そちらを優先した方がスムーズな誘導ができます。

【商談編】

顧客にリモート慣れしてもらう。まずは通話から

テレワークが推進され始めたといっても、まだまだWeb通話慣れしていない人は多いです。積極的に連絡を取り、コミュニケーションをとりましょう。

返信を素早く

テレワークでは連絡が遅れるといったイメージが蔓延しているようです。返事が早いと印象付けられれば、他者より一歩リードできます。

言った・言わないを防ぐ録画機能

Web通話アプリには、録画機能がある場合があります。録画すれば、どんな会話をしたのか観返すことができます。ただし、勝手に録画をするのは失礼にあたります。必ず許可を取りましょう。

外付けWEBカメラ

ノートパソコンにはインカメラが内臓されているモデルがあります。しかし、画質としては必要最低限のスペックしか備えていない場合が多く、100万画素少々の場合がほとんどです。

もし、ビデオ通話の機会が多いのであれば外付けの外部カメラはいかがでしょうか。ビデオ通話の解像度が向上することで、表情やしぐさなどの細かい所まで伝わるようになり、より臨場感のある通話になります。フルHD以上のビデオ画質。一人で通話する場合は、画角70～75度ほどのものを選ぶのが良いです。

失敗しない！ WEBカメラの選び方 - 価格.com　テレワークなどでWEB会議に1人で参加する場合は、70～75度程度の画角があれば問題ありません。

引用元：価格.com - 「買ってよかった」をすべてのひとに。
https://kakaku.com/camera/web-camera/guide_1007/　2020/12/15参照

まとめ

Web通話アプリを利用した、対策とポイントをご紹介しました。テレワークによるコミュニケーションの必要性は、今後さらに高まっていくはずです。非対面の面談には配慮すべき点が多いですが、享受できるメリットも大きいです。活用してチャンスをつかみましょう。